A A A

Przetargi: 2015 > październik > 2015-10-30
Zapytanie ofertowe na „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania (...)".

 

	STAROSTWO POWIATOWE W WOŁOWIE
	tel. (071) 380 59 01                                                      Plac Piastowski 2 fax (071) 380 59 00                                                        56-100 Wołów e-mail: starostwo@powiatwolowski.pl                        www.powiatwolowski.pl

IZP.272.1.13.2015.1                                                                                                     Wołów, 30.10.2015 r.

 

Zapytanie ofertowe

na „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”.

 

I.Zamawiający: Starostwo Powiatowe w Wołowie, Pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów.

II.Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 907 ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

III.Wspólny Słownik Zamówień:

CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe

IV.Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia całości lub części zamówienia podwykonawcom.

4. Rozliczenia z tytułu wykonania umowy dokonywane będą po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów rozliczeniowych w terminie do 21 dni od daty ich wpływu do siedziby Zamawiającego.

5. Szczegółowy zakres:

został zawarty w formularzu cenowym (załącznik nr 2 do zapytania).

6.Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012r poz. 1529) i przepisach wykonawczych.

7. Przez usługi pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

7.1.przesyłki listowe

a)Zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

b)Zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

c)Polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłka listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, w obrocie krajowym i zagranicznym

d)Polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

e)Polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f)Polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

g)Z deklarowaną zawartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.

7.2.paczki pocztowe

a)Ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

b)Priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

c)Z deklarowaną zawartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z deklarowaną wartością

d)Ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne  i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

7.3.Usługi  kurierskie świadczone w systemie „od drzwi do drzwi” w gwarantowanych terminach, polegające na odbiorze od  Zamawiającego, po zleceniu usługi telefonicznie a następnie przemieszczeniu i doręczeniu dnia następnego adresatowi w kraju przesyłek zawierających: dokumenty, korespondencje, towary,  (w rozumieniu Ustawy Prawo Pocztowe)

7.4Pocztę firmową polegającą na przewozie przesyłek wraz z dokumentami nadawczymi z siedziby Zamawiającego – znajdującej się przy pl. Piastowskim 2, 56-100 Wołów, z Biura Podawczego Starostwa Wołowskiego- pokój Nr 5 parter do siedziby Wykonawcy w celu ich nadania. Usługa winna być świadczona Zamawiającemu raz dziennie, w dni robocze dla Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach między 09:30, a 11:00 przez okres każdego miesiąca obowiązywania umowy.

8.Pokwitowanie przez adresata potwierdzenia odbioru dla przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wykonawca będzie doręczał, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia bezpośrednio do Biura podawczego Zamawiającego.

9.Zlecenie na wykonanie usługi kurierskiej będzie zgłaszane telefonicznie przez Zamawiającego pod numerem wskazanym przez Wykonawcę. W razie zaistnienia nagłej potrzeby Zamawiający będzie mógł nadać przesyłki kurierskie w punkcie obsługi właściwym dla Wykonawcy, który znajduje się w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Zamawiającego, czynnego w dni robocze dla Zamawiającego w godzinach co najmniej od 10:00 do 18:00.

10.Dowodem nadania przesyłki kurierskiej będzie kopia wypełnionej przez zamawiającego i podpisanej przez osobę upoważnioną Wykonawcy nalepki adresowej zwierającej potwierdzenie nadania przesyłki z uwzględnianiem daty, godziny i podpisu Wykonawcy.

11.Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcęwinno mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce/jednostkę organizacyjną Wykonawcyodpowiedzialną za przyjęcie przesyłki.

12.Zamawiający zobowiązuje się do:

a)Prawidłowego adresowania przesyłek i paczek poprzez umieszczenie na przesyłkach w sposóbtrwały i czytelny informacji identyfikujących adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki/zwykła, polecona, priorytet, polecona z potwierdzeniem odbioru/na stronie adresowej przesyłki.

b)Przygotowania wykazu przesyłek listowych i paczek przeznaczonych do nadania przez Wykonawcę. Przedmiotowy wykaz zawierać będzie dla każdej przesyłki dane zamieszczane przez Zamawiającego -dane adresata, rodzaj przesyłki, dane zamieszczane przez Wykonawcę – wagę i opłatę. Wykaz zostanie sporządzony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

c)Stosowania druku „potwierdzenia odbioru” od Wykonawcy według wzorów zawartych w załączniku nr 4 zapytania ofertowego.

d)Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej nadruku lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą.

e)Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek.

13.Ilość oraz rodzaj przesyłek i usług pocztowych na okres od 01.01.2016 r. do 31.12.2016 r. jaką Zamawiający zamierza zlecić Wykonawcy, podana w formularzu cenowym (załącznik nr 2) do obliczenia wartości oferty, ma charakter szacunkowy i nie jestilościązobowiązującą Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.

14.Wykonawca zobowiązuje się do:

a)Doręczania przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, w tym również poza granicami Unii Europejskiej.

b)Bezpłatnego dostarczania przesyłek pocztowych do Zamawiającego codziennie tj. od poniedziałku do piątku (w dni robocze dla Zamawiającego)do Biura Podawczego Zamawiającego, parter pokój nr 5 w godzinach od 09:30 do 11:00 w okresie obowiązywania umowy.

c)Bezpłatne udostępnienie Zamawiającemu nakładu druku „potwierdzenie odbioru” (żółte i białe – postępowanie administracyjne według wzorów zawartych w załączniku nr 4 zapytania ofertowego) dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Druki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, Kodeks Postępowania Administracyjnego oraz w postępowaniach karnych – Zamawiający zapewni we własnym zakresie.

d)Bezpłatne doręczanie Zamawiającemu pokwitowanych przez adresata „potwierdzeń odbioru” przesyłek rejestrowanych, które powinny zawierać czytelny podpis odbiorcyi datę odbioru przesyłki (doręczenie zwrotów przesyłek pocztowych nie doręczonych wraz z wykazem doręczanych zwrotów z podaniem ich numeru rejestrowego nadania, odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy do siedziby Zamawiającego tj. Starostwa Powiatowego w Wołowie – pokój Nr 5 Biuro Podawcze).

e)Dostarczać pokwitowane przez adresata – potwierdzenia odbioru przesyłki dla przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki nie później, niż w ciągu 7 dni roboczych.

f)Przedstawiciel Wykonawcy przy doręczaniu przesyłek rejestrowanych zobowiązany jest doręczać je zgodnie z art. 37 Ustawy Prawo Pocztowe.

g)W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni licząc od dnia pozostawienia ww. zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia, w tym terminie przesyłki, jest ona awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odebrania przesyłka zwracana jest Zamawiającemu z podaniem przyczyny zwrotu.

h)W przypadku uszkodzenia przesyłki pocztowej po jej przyjęciu Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia.

i)Wykonawca zobowiązuje się za opłatą odbierać od Zamawiającego codziennie tj. od poniedziałku do piątku (w dni robocze dla Zamawiającego), korespondencję przeznaczoną do nadania z Biura Podawczego Zamawiającego, parter pokój nr 5 w godzinach między 09:30, a 11:00 w okresie obowiązywania umowy.

j)Posiadania punktu odbioru przesyłek w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Zamawiającego, czynnego w dni robocze dla Zamawiającego w godzinach co najmniej od 10:00 do 18:00. Zamawiający zastrzega, że niniejszy punkt powinien stanowić odrębne pomieszczenie, oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych do przetwarzania Wykonawcy przez Zamawiającego.

k)Wykonawca dopuszcza złożenie przesyłek pocztowych przez Zamawiającego, w każdy dzień roboczy dla Zamawiającego do punktu Wykonawcy, o którym mowa powyżej, do godziny 18:00.

l)Nadania przesyłek w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

m)Przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych.

n)Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę winno mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki, jednostkę organizacyjną Wykonawcy odpowiedzialną za przyjęcie przesyłki.

o)Świadczenia usług na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, tj. w szczególności:

1)  Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529),

2) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545),

3) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 ze zm.),

4) Międzynarodowych przepisów pocztowych:

a)   ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona dnia 8 listopada 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494),

b)   Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Dausze dnia 11 października 2012 r. (Dz. U. z  2015 r., poz. 1522),

c)    Regulamin Poczty Listowej z dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 108 poz. 744),

d)   Regulamin dotyczący paczek pocztowych, z dnia  28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 108 poz. 745) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym,

5) Ustawie z dnia 16 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.).

p)Posiadania punktu odbioru przesyłek w każdej z Gmin Powiatu wołowskiego (Gmina Wołów, Gmina Brzeg Dolny, Gmina Wińsko).

 

15.W przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania usług, Zamawiającemu oraz adresatowi przesyłki nadanej przez Zamawiającego przysługiwać będą procedury reklamacyjne określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. poz. 1468).

16.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca prowadził działalność pocztową zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe i posiadał ważny wpis do rejestru operatorów pocztowych Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

 

V.Termin wykonania zamówienia:

- od 01 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r.

 

VI.Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

1. Formularz ofertowy - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego

2. Formularz asortymentowo - cenowy - według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego

3. Kopia cennika usług, o którym mowa w art. 57 Ustawy Prawo Pocztowe

4. Kopia regulaminu świadczenia usług powszechnych, o którym mowa w art. 49 Ustawy Prawo Pocztowe

5. Wykaz punktów awizo na terenie powiatu wołowskiego, spełniających wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym wraz z informacją o dniach i godzinach pracy.

    

VII.Kryteria wyboru ofert

Jedynym kryterium  oceny ofert jest:

- cena (wartość brutto wyrażona w PLN) – 100% = 100 pkt

 

Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT .

Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę.

Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.

Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.

 

Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:

 

                                           Cena brutto najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = …............................................................................... x 100

                                                           Cena brutto oferty badanej

 

VIII.Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 14 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

 

IX.Miejsce, sposób i termin składania ofert

Termin składania ofert upływa  06.11.2015r.  o godz. 14:00

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

- listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, Pl. Piastowski 2 , 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”,

- osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”,

- za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

 

X.Pozostałe informacje

1. Osoba do kontaktu:

   - Anna Szadkowska - Czupa – Inspektor w Wydziale Inwestycji i Zamówień Publicznych  tel. 071/380 59 36

   Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej:

   – e-mail: zamowienia@powiatwolowski.pl

   – numer fax. 071/380 59 00

2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą fax-u lub poczty elektronicznej.

3. Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).

4. Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.

5. Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania, bez podania przyczyny. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.

    

XI.Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w niniejszym zapytaniu ofertowym (drogą elektroniczną).

 

Załączniki:

1.Formularz ofertowy

2.Formularz asortymentowo – cenowy                            

3.Wzór umowy

4.Wzór druków potwierdzenia odbioru

 

 Z UP. STAROSTY

Władysław Boczar

WICESTAROSTA WOŁOWSKI