Projekt „Renowacja Zamku Piastowskiego przy pl. Piastowskim 2 w Wołowie” współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 i budżetu Powiatu Wołowskiego
IZP.042.2.2012.2.2012 Wołów, 02.08.2012r.
Zapytanie ofertowe na koordynację projektu pn. Renowacja Zamku Piastowskiego przy Pl. Piastowskim 2 w Wołowie
I. Zamawiający: Powiat Wołowski, Plac Piastowski 2, 56-100 Wołów,
II. Przedmiot zamówienia: koordynacja projektu pn. Renowacja Zamku Piastowskiego przy Pl. Piastowskim 2 w Wołowie, realizowanego w ramach działania 9.1 „Odnowa zdegradowanych obszarów miejskich w miastach powyżej 10 tysięcy mieszkańców”, Priorytet 9 „Odnowa zdegradowanych obszarów miejskich na terenie Dolnego Śląska („Miasta”) Regionalnego programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013, w tym w szczególności:
1. koordynacja działań projektu i zapewnienie płynności ich realizacji zgodnie z założeniami projektu oraz z zapisami umowy o dofinansowanie projektu
2. nadzór i monitorowanie wywiązywania się przez Zamawiającego z wszelkich zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu
3. monitorowanie osiągnięcia założonych celów, rezultatów i produktów projektu, wynikających z przyjętych zapisów umowy o dofinansowanie;
4. współpraca z Wydziałem Inwestycji i Zamówień Publicznych oraz Wydziałem Finansów i Budżetu Starostwa Powiatowego w Wołowie na etapie przygotowania, sporządzania i przekazywania dokumentacji umożliwiającej rozliczenie rzeczowe i finansowe etapów projektu;
5. kontrola wszelkich płatności pod kątem zgodności z projektem oraz kwalifikowalności wydatków;
6. sporządzanie wniosków o płatności częściowe i płatność końcową, w tym o refundację dotychczas poniesionych wydatków oraz o zaliczkę, wraz z niezbędnymi załącznikami, dokumentami i opracowaniami na czas trwania projektu (łącznie z ewentualnymi poprawkami w wyniku weryfikacji Instytucji Zarządzającej RPO WD);
7. przygotowywanie korespondencji z IZ RPO WD w sprawach dot. projektu
8. współpraca z opiekunem projektu z ramienia IZ RPOWD
9. przygotowanie i aktualizacja niezbędnych załączników do umowy o dofinansowanie zgodnie z wymogami IZ RPOWD, w tym w przypadku wprowadzania zmian w projekcie i aneksowania umowy
10.przygotowywanie niezbędnych dokumentów jak harmonogramy płatności, prognozy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych itd. wynikających z umowy o dofinansowanie projektu, w trybie i terminach określonych w tejże umowie.
11.nadzór i doradztwo w zakresie zgodności realizacji projektu z aktualnymi wytycznymi i dokumentami programowymi Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.
12.weryfikację treści zamówień publicznych, niezależnie od ich wartości, pod kątem zgodności z wytycznymi MRR, IZ RPO WD.
13.podejmowanie działań zaradczych w przypadku wystąpienia problemów w realizacji projektu
Zamawiający wymaga zapewnienia przez Wykonawcę stałego kontaktu (telefoniczny, poczta elektroniczna, osobisty) z przedstawicielami Zamawiającego, w celu efektywnego monitorowania postępu realizacji projektu oraz uzgadniania niezbędnych kwestii. W trakcie realizacji zamówienia wymagana jest obecność wykonawcy (osoby wykonującej bezpośrednio obowiązki koordynatora) przynajmniej raz w miesiącu przez 8 godzin w czasie godzin urzędowania Starostwa Powiatowego w Wołowie w siedzibie Starostwa Powiatowego w Wołowie, plac Piastowski 2, 56-100 Wołów. Wykonawca będzie posiadał własny komputer przenośny (laptop) z licencjonowanym oprogramowaniem niezbędnym do przygotowywania całej dokumentacji związanej z realizacją projektu. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Wykonawca będzie częściej obecny w siedzibie Zamawiającego.
III. Planowany termin wykonywania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu. Planowany termin finansowego zakończenia projektu: 31.12.2013.
IV. Warunki udziału w postępowaniu
1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał niezbędną wiedzę i doświadczenie przy wykonywaniu podobnych usług. Dlatego Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał wykonanie lub wykonywanie w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, usług z zakresu:
- koordynacji/zarządzania minimum 3 projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013, w tym przynajmniej jednego o wartości całkowitej nie mniejszej niż 3 000 000, 00 zł brutto (słownie trzy miliony złotych brutto) oraz
- wykształcenia w kierunku zarządzania projektami
2. Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów na zasadzie „spełnia-nie spełnia”. W zakresie wykazania spełnienia przez Wykonawcę w/w warunków do oferty należy dołączyć:
a) wykaz zrealizowanych usług odpowiadających w/w wymaganiom (nazwa/przedmiot usługi/projektu, termin realizacji, wartość, numer umowy o dofinansowanie projektu, odbiorcy usługi )
b) dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały lub są wykonywane należycie, np. referencje do każdej zrealizowanej usługi, protokoły odbioru – oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem
c) kopię dyplomu ukończenia odpowiednich studiów (stacjonarnych, podyplomowych)/studium/szkolenia o minimalnym wymiarze 32 godz. przez osobę, która będzie bezpośrednio odpowiedzialna za koordynację projektu.
V. Kryteria wyboru oferty:
1. Cena brutto – 100%
2. Zamówienie zostanie udzielone temu wykonawcy, który spełnia wymogi określone w zapytaniu ofertowym i który zaproponuje najniższą cenę brutto.
3. Zamawiający po wybraniu najkorzystniejszej oferty niezwłocznie powiadomi o tym fakcie oferentów poprzez zamieszczenie informacji na stronie http://bip.powiatwolowski.pl
VI. Miejsce, sposób i termin składania ofert
Termin składania ofert upływa 07.08.2012r. o godz. 12.00.
Oferty wraz z załącznikami i wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym należy składać wyłącznie w formie papierowej (osobiście w Punkcie Obsługi Klienta Starostwa Powiatowego w Wołowie (pokój nr 5-parter) bądź za pośrednictwem poczty/kuriera), adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów, z dopiskiem „oferta-koordynacja-9.1). Decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego.
Do oferty należy dołączyć oryginały i/lub potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie/wersje elektroniczne/skany dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Oferty złożone w inny sposób nie będą rozpatrywane.
VII. Pozostałe informacje
1. Osoba do kontaktu: Henryk Worońko, e-mail: zamowienia@powiatwolowski.pl. Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej – numer faxu 071/380 59 00.
2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą faxu lub poczty elektronicznej.
3. Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 w zw. z art. 6a ustawy z dn. 29.01.2004 Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz.U. z 2010r, Nr 113, poz. 759 ze zm.)
4. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie spełnią warunków udziału w postępowaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.
5. Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej, określone w ustawie Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759).
6. W przypadku, gdy w określonym terminie nie wpłynie żadna oferta lub wpłynie/wpłyną mniej niż 2 ważne oferty, zamawiający przedłuża termin składania ofert o 3 dni robocze, tak aby można było porównać co najmniej 2 ważne oferty, a w przypadku nie wpłynięcia wymaganej ilości ofert w ww. przedłużonym terminie, dokonuje wyboru dowolnego wykonawcy, który spełnia wszystkie kryteria i warunki określone w zapytaniu ofertowym będącym podstawą wyłonienia wykonawcy. O powyższym Zamawiający zawiadomi Wykonawców poprzez zamieszczenie w/w informacji na stronie http://bip.powiatwolowski.pl
7. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcie umowy, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.
