IR.272.1.1.2024                                                                                                                            Wołów, 03.01.2024 r.

 

Zapytanie ofertowe 

na „Wykonanie i dostawę tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2024 oraz użyczenie i instalację oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”.

 

I.        Zamawiający: Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie,  Pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów.


II.      Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r Prawo Zamówień Publicznych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto.


III.    Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2024 oraz użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne. 

Szczegółowy zakres: 

Przedmiotem zamówienia jest:

1)      dostawa tablic rejestracyjnych poniżej wyszczególnionych typów, spełniających wymogi i warunki techniczne określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów oraz wymagań dla tablic rejestracyjnych (t. j. Dz. U. 2022 poz. 1847 z późn. zm.)

- samochodowe zwyczajne - 4 000 szt. 

- samochodowe zwyczajne zmniejszone – 200 szt.

- samochodowe wtórniki - 400 szt.

- dodatkowe dla oznaczenia bagażnika – 250 szt.

- samochodowe tymczasowe – 50 szt.

- samochodowa tymczasowa zmniejszona – 10 szt.

- samochodowa dodatkowa tymczasowa – 5 szt.

- samochodowa dodatkowa tymczasowa zmniejszona – 5 szt.

- samochodowe indywidualne – 30 szt. 

- samochodowa dodatkowa indywidualna – 5 szt.

- samochodowa dodatkowa zmniejszona –  5 szt. 

- samochodowe zabytkowe - 40 szt.

- samochodowa zabytkowa zmniejszona – 10 szt.

- samochodowa dodatkowa zabytkowa – 5 szt. 

- samochodowa dodatkowa zabytkowa zmniejszona – 5 szt. 

- samochodowa zwyczajna zielona – 50 szt. 

- samochodowa dodatkowa zielona – 5 szt. 

- samochodowa indywidualna zielona – 10 szt. 

- samochodowa zmniejszona zielona - 10 szt.

- samochodowa dodatkowa indywidualna zielona – 5 szt. 

- samochodowa dodatkowa zmniejszona zielona - 5 szt. 

- motocyklowe zwyczajne - 300 szt.

- motocyklowe wtórniki – 5 szt.

- motocyklowa indywidualna – 5 szt.

- motocyklowa zabytkowa – 10 szt.  

- motocyklowa tymczasowa – 10 szt.

- motocyklowa zielona - 5 szt.

- motorowerowe zwyczajne - 200 szt. 

- motorowerowe wtórniki – 5 szt.

- motorowerowe zabytkowe – 5 szt. 

- motorowerowe tymczasowe 5 szt.

- motorowerowe zielone – 5 szt. 

 

1)      bezpłatne użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne. Wykonawca zapewni również przeszkolenie użytkowników w zakresie prawidłowej obsługi oprogramowania. Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie posiadało następujące cechy:

-        możliwość automatycznego tworzenia zamówień na wszystkie rodzaje tablic, również wtórniki z możliwością wysyłania  w formie elektronicznej,

-        elektroniczna akceptacja zamówienia z weryfikacją realizacji,

-        automatyczna weryfikacja wyróżników wykorzystanych,

-         ewidencja zamówień oraz weryfikacja wartościowa i ilościowa stanu realizacji umowy,

-        baza danych powinna umożliwiać przechowywanie powyżej 2 GB danych,

-        baza danych powinna posiadać dedykowane bezpłatne narzędzie dla administratora pozwalające zarządzać prawami dostępu i automatyzować wykonywanie kopii bezpieczeństwa,

-        możliwość pracy na oprogramowaniu w trybie off-line lub on-line

-        wykonawca powinien zapewnić serwis i możliwość aktualizacji programu w przypadku zmiany w przepisach.

 

IV.      Termin wykonania zamówienia:

- od dnia podpisania umowy do 31.12.2024 r.

 

V.      Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

1.    Formularz ofertowy - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego

2.    Formularz cenowy- według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

 

VI.    Kryteria wyboru ofert 

Jedynym kryterium oceny ofert jest: 

- cena (wartość brutto wyrażona w PLN) – 100 pkt

 

Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT .

Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę. 

Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.

Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.

 

Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:

 

                                           Cena brutto najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = …............................................................................... x 100

                                                           Cena brutto oferty badanej

 

VII.  Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 30 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

VIII.     Miejsce, sposób i termin składania ofert

Termin składania ofert upływa  08.01.2024 r.  o godz. 12:00.

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać: listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, pl. Piastowski 2 , 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2024 oraz użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”,

-        osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2024 oraz użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”,

-        za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.


IX.    Pozostałe informacje

1.    Osoba do kontaktu: Arkadiusz Muszyński – kierownik Wydział Komunikacji i Transportu

Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej:

– e-mail: komunikacja@powiatwolowski.pl.

– numer fax. 071/380 59 28.

2.    Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą fax-u lub poczty elektronicznej. 

3.    Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2023 r. poz. 1605).

4.    Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.

5.    Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.

6.    Zamawiający zastrzega możliwość wezwania wykonawcy, którego oferta uzyska najwięcej punktów, do złożenia wyjaśnień bądź uzupełnienia dokumentów, które były wymagane przez Zamawiającego, a które nie zostały przez Wykonawcę złożone wraz z ofertą, chyba że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

7.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.  

8.    Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół odbioru i wystawiona faktura.

9.    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: 

1)       Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, z siedzibą w: 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2, tel.: +48 71 380 59 01.

2)       Informujemy, że wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Może Pani/Pan skontaktować się z nim poprzez wiadomość wysłaną na adres e-mail: iod@powiatwolowski.pl lub listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2.

3)       Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wyłonienia wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego.

W przypadku złożenia najkorzystniejszej oferty Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jak również do dochodzenia potencjalnych roszczeń związanych z zawartą umową (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celach archiwalnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dodatkowo, przepisy prawa wymagają od administratora danych przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

4)       Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

-        podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa,

-        osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ust. 3 ustawy z dnia  11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129  ze zm.), dalej ‘’ustawy PZP’’,

-        podmioty wykonujące zadania zlecone przez Administratora, w szczególności: dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, podmioty świadczące usługi prawnicze, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

5)       Okres przechowywania danych:

a)       w odniesieniu do podmiotów, których oferta nie została wybrana - przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

b)      w przypadku zawarcia umowy - do momentu obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, a także po jej zakończeniu, tj.:

-        przez okres 5 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania,

-        dane zawarte na umowie – do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia na innej podstawie ewentualnych roszczeń wynikających z umowy, 

-        w celach wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, wystawienia faktur itp.,

6)       Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem niezbędnym do wzięcia udziału w postępowaniu.

7)       Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

8)       Posiada Pani/Pan:

−      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

−      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1],

−      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO[2],

−      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9)       Nie przysługuje Pani/Panu:

−      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

−      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

−      na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

 

X.      Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w niniejszym zapytaniu ofertowym (drogą elektroniczną).

 

Załączniki:

Formularz oferty,
Formularz cenowy,
Wzór umowy.
 

 


                                                                                                              STAROSTA                   WICESTAROSTA

 

/-/                               /-/    
                                                                                                               

  Janusz Dziarski                 Jarosław Iskra  

 

 

_______________________

Kierownik Zamawiającego

 

 

[1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
[2] Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Załączniki: