„Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2021 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”

IZD.272.1.31.2020                                                           Wołów, 07.12.2020 r.

 

 

 

1. Zamawiający: Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów, tel. 71/ 380 59 01, fax. 71/380 59 00, NIP: 9880219208.
2. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2019r. poz. 1843 ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.
3. Wspólny słownik zamówień publicznych: CPV: 30.19.50.00-2 Tablice
4. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2021 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne.

Szczegółowy zakres:  

Przedmiotem zamówienia jest dostawa tablic rejestracyjnych samochodowych, motocyklowych, motorowerowych, tablic do przyczep, tablic zabytkowych oraz wtórników tablic rejestracyjnych spełniających wymogi i warunki techniczne określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 11 grudnia 2017r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów oraz wymagań dla tablic rejestracyjnych (Dz. U. 2017 poz. 2355 z późn. zm.).

Szczegółowy zakres zawiera: 

1. Tablice rejestracyjne:

- tablice samochodowe jednorzędowe - 7 000 szt

- tablice samochodowe dwurzędowe - 400 szt.

- tablice do przyczep - 300 szt

- tablice motorowerowe - 300 szt.

- tablice zabytkowe motocyklowe - 10 szt.

- tablice dodatkowe dla oznaczenia bagażnika – 400 szt. 

- tablice z zielonym tłem dla pojazdów elektrycznych – 20 szt.

- wtórniki tablic rejestracyjnych- 400 szt.

- tablice zabytkowe samochodowe - 20 szt.

- tablice motocyklowe - 500 szt.

- tablice samochodowe indywidualne - 20 szt.

2. Bezpłatne użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne. Wykonawca zapewni również przeszkolenie użytkowników w zakresie prawidłowej obsługi oprogramowania. Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie posiadało następujące cechy:

• możliwość automatycznego tworzenia zamówień na wszystkie rodzaje tablic, również wtórniki z możliwością wysyłania w formie elektronicznej,
• elektroniczna akceptacja zamówienia z weryfikacją realizacji,
• automatyczna weryfikacja wyróżników wykorzystanych,
• ewidencja zamówień oraz weryfikacja wartościowa i ilościowa stanu realizacji umowy,
• baza danych powinna umożliwiać przechowywanie powyżej 2 GB danych,
• baza danych powinna posiadać dedykowane bezpłatne narzędzie dla administratora pozwalające zarządzać prawami dostępu i automatyzować wykonywanie kopii bezpieczeństwa,
• możliwość pracy na oprogramowaniu w trybie off-line lub on-line
• wykonawca powinien zapewnić serwis i możliwość aktualizacji programu w przypadku zmiany w przepisach.

V. Termin wykonania zamówienia:

- od 04.01.2021 r. do 31.12.2021 r.

VI. Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

1. 1. Formularz oferty - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,
   2. Formularz cenowy - według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Prawidłowo złożona oferta powinna zawierać wszystkie wymienione powyżej dokumenty.

Zamawiający zastrzega możliwość wezwania wykonawcy, którego oferta uzyska najwięcej punktów, do złożenia wyjaśnień bądź uzupełnienia dokumentów, które były wymagane przez Zamawiającego, a które nie zostały przez Wykonawcę złożone wraz z ofertą, chyba że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

VII. Opis sposobu obliczania ceny 

Cena oferty wyrażona w PLN winna zawierać wszystkie koszty jakie Dostawca poniesie z tytułu należytej realizacji zamówienia (w tym koszty dostarczenia i użyczenia oraz instalacji oprogramowania).

VIII. Kryteria wyboru ofert Jedynym kryterium oceny ofert jest: 

- cena (wartość brutto wyrażona w PLN) – 100 pkt 

1. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT .
2. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę.
3. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.
4. Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.
5. Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:                        

                               Cena brutto najniższej zaproponowanej oferty                                            

Liczba punktów = …........................................................................x100 

                                                 Cena brutto oferty badanej 

6. Zamawiający podpisze umowę z Dostawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę (tj. najniższą cenę) wynikającą z przyjętego w/w kryterium. O miejscu i podpisaniu umowy Zamawiający powiadomi

IX. Termin związania ofertą 

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 30 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

X. Miejsce, sposób i termin składania ofert

Termin składania ofert upływa 15.12.2020 r. o godz. 11:00

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

• listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, Pl. Piastowski 2 , 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2021 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”,

• osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie (pok. nr 5) z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2021 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”,
• za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

XI. Pozostałe informacje

1. Osoba do kontaktu: Arkadiusz Muszyński – kierownik Wydziału Komunikacji, Transportu i Dróg.

Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej:

– e-mail: komunikacja@powiatwolowski.pl.

– numer fax. 071/380 59 28.

2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą fax-u lub poczty elektronicznej.

3. Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2019r. poz. 1843 ze zm.),

4. Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.

5. Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.

7. Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół odbioru i wystawiona faktura.

XII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną również wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w niniejszym zapytaniu ofertowym (drogą elektroniczną).  

XIII. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, z siedzibą w: 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2, tel.: +48 71 380 59 01.
2. Informujemy, że wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Może Pani/Pan skontaktować się z nim poprzez wiadomość wysłaną na adres e-mail: iod@powiatwolowski.pl lub listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wyłonienia wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego.

W przypadku złożenia najkorzystniejszej oferty Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jak również do dochodzenia potencjalnych roszczeń związanych z zawartą umową (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celach archiwalnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dodatkowo, przepisy prawa wymagają od administratora danych przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

1. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

• podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa,
• osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych,
• podmioty wykonujące zadania zlecone przez Administratora, w szczególności: dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, podmioty świadczące usługi prawnicze, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

1. Okres przechowywania danych:

1. w odniesieniu do podmiotów, których oferta nie została wybrana - przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
2. w przypadku zawarcia umowy - do momentu obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, a także po jej zakończeniu, tj.:

• przez okres 5 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania,
• dane zawarte na umowie – do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia na innej podstawie ewentualnych roszczeń wynikających z umowy,
• w celach wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, wystawienia faktur itp.,

6.Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem niezbędnym do wzięcia udziału w postępowaniu.

7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

8. Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych^[1],
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO^[2],

• • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9. Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załączniki:

1. Formularz oferty
2. Formularz cenowy
3. Wzór umowy                                                                                                                                                            

                                                                                       STAROSTA                                                                                               /-/

                                                                                 JANUSZ DZIARSKI

                                                                         ________________________

                                                                              Kierownik Zamawiającego

[1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

[2] Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.