IZD.272.3.42.2019                                                                                             Wołów, 13.12.2019 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na zadanie pn. „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2020 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”.

1. Zamawiający: Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów, tel. 71/ 380 59 01, fax. 71/380 59 00, NIP: 9880219208.

    

2. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2019r. poz. 1843 ze zm.)  – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

    

3. Wspólny słownik zamówień publicznych:

   CPV: 30.19.50.00-2 Tablice

    

4. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2020 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne.

Szczegółowy zakres:

Przedmiotem zamówienia jest dostawa tablic rejestracyjnych samochodowych, motocyklowych, motorowerowych, tablic do przyczep, tablic zabytkowych oraz wtórników tablic rejestracyjnych spełniających wymogi i warunki techniczne określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 11 grudnia 2017r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów oraz wymagań dla tablic rejestracyjnych (Dz. U. 2017 poz. 2355 z późn. zm.).

Szczegółowy zakres zawiera:

1. Tablice rejestracyjne:

   - tablice samochodowe jednorzędowe - 8 000 szt.

   - tablice samochodowe dwurzędowe - 400 szt.

   - tablice samochodowe indywidualne - 20 szt.

   - tablice do przyczep - 300 szt.

   - tablice motocyklowe - 500 szt.

   - tablice motorowerowe - 300 szt.

   - tablice zabytkowe samochodowe  - 20 szt.   

   - tablice zabytkowe motocyklowe - 10 szt.          

   - wtórniki tablic rejestracyjnych- 400 szt.

    

2. Bezpłatne użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne. Wykonawca zapewni również przeszkolenie użytkowników w zakresie prawidłowej obsługi oprogramowania. Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie posiadało następujące cechy:

• możliwość automatycznego tworzenia zamówień na wszystkie rodzaje tablic, również wtórniki z możliwością wysyłania  w formie elektronicznej,
• elektroniczna akceptacja zamówienia z weryfikacją realizacji,
• automatyczna weryfikacja wyróżników wykorzystanych,
•  ewidencja zamówień oraz weryfikacja wartościowa i ilościowa stanu realizacji umowy,
• baza danych powinna umożliwiać przechowywanie powyżej 2 GB danych,
• baza danych powinna posiadać dedykowane bezpłatne narzędzie dla administratora pozwalające zarządzać prawami dostępu i automatyzować wykonywanie kopii bezpieczeństwa,
• możliwość pracy na oprogramowaniu w trybie off-line lub on-line
• wykonawca powinien zapewnić serwis i możliwość aktualizacji programu w przypadku zmiany w przepisach.

V. Termin wykonania zamówienia:
- do 02.01.2020 r. do 31.12.2020 r.

VI. Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

1. Formularz oferty - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,

2. Formularz cenowy - według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

    

   Ofertę należy przygotować zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz z formularzem cenowym, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

    VII. Opis sposobu obliczania ceny

Cena oferty wyrażona w PLN winna zawierać wszystkie koszty jakie Dostawca poniesie z tytułu należytej realizacji zamówienia (w tym koszty dostarczenia i użyczenia oraz instalacji oprogramowania). 

VIII.Kryteria wyboru ofert  

Jedynym kryterium  oceny ofert jest:

- cena (wartość brutto wyrażona w PLN) – 100 pkt 

1. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT .

2. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę.

3. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.

4. Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.

5. Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:

    

                                              Cena brutto najniższej zaproponowanej oferty

   Liczba punktów = …............................................................................... x 100

                                                              Cena brutto oferty badanej

6. Zamawiający podpisze umowę z Dostawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę (tj. najniższą cenę) wynikającą z przyjętego w/w kryterium. O miejscu i podpisaniu umowy Zamawiający powiadomi wybranego Dostawcę.

    IX.Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 30 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą. 

X.Miejsce, sposób i termin składania ofert

Termin składania ofert upływa  19.12.2019r.  o godz. 11:00.

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

• listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, Pl. Piastowski 2 , 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2020 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”,

• osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie (pok. nr 5)  z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2020 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”,

• za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

   XI. Pozostałe informacje

1. Osoba do kontaktu: Arkadiusz Muszyński – kierownik Wydziału Komunikacji, Transportu i Dróg.

   Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej:

   – e-mail: komunikacja@powiatwolowski.pl.

   – numer fax. 071/380 59 28.

2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą fax-u lub poczty elektronicznej.
3. Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2019r. poz. 1843 ze zm.),
4. Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.
5. Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty. 
7. Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół odbioru i wystawiona faktura.
8. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów,
• administrator wyznaczył inspektora ochrony danych Starostwa Powiatowego w Wołowie – Pana Tomasza Wadas, z którym możne się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iodo@nsi.net.pl lub telefonicznie pod nr 768358801;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych dla Starostwa Powiatowego w Wołowie w roku 2020 oraz w ramach zamówienia użyczenie i instalacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne”, nr postępowania IZD.272.3.42.2019,  prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2019r. poz. 1843 ze zm.),dalej „ustawa Pzp”; 
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 XII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.
O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną również wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w niniejszym zapytaniu ofertowym (drogą elektroniczną).

Załączniki:

1. Formularz oferty

2. Formularz cenowy

3. Wzór umowy

    

    Z UP. STAROSTY

    Jarosław Iskra

4. Wicestarosta

   ____________________________

   Kierownik Zamawiającego

    

_______________________

^*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Załączniki: