IZP.272.2.61.2018 audyt wewnętrzny

                               Wołów, 18.12.2018 r.

IZP.272.2.61.2018.1

I.        Zamawiający: Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie,  pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów.

II.      Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

III.    Opis przedmiotu zamówienia:

Wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Wołowie lub/oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wołowskiego w roku 2019 zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z póź.zm.) oraz pozostałymi przepisami prawa obowiązującymi w niniejszym zakresie, a w szczególności:

1)      przeprowadzenie audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Wołowie lub/oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych do ww. ustawy,

2)      opracowanie pełnej dokumentacji audytu, w tym prowadzenia akt audytów bieżących i stałych w celu rzetelnego udokumentowania przeprowadzonych czynności,

3)      przeprowadzenie analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Powiatu Wołowskiego,

4)      opracowanie planu audytu rocznego, podania informacji na temat czasu planowanego na realizację poszczególnych zadań zapewniających oraz na realizację czynności doradczych i sprawdzających, nie później niż do 31.12.2019 r.,

5)      przeprowadzenie w okresie obowiązywania umowy dwóch zadań audytowych w zależności od wyników analizy ryzyka i priorytetu Starosty; przeprowadzenie zadania audytowego następuje na podstawie imiennego upoważnienia Starosty po okazaniu dowodu tożsamości,

6)      przeprowadzenie w uzasadnionych przypadkach dodatkowego zadania audytowego poza planem audytu za dodatkowym wynagrodzeniem uzgodnionym w wyniku negocjacji,

7)      przygotowanie pisemnych sprawozdań z wykonanych zadań audytowych wraz z rekomendacjami dla audytowanego obszaru, które należy przedstawić osobiście Staroście Wołowskiemu oraz Zarządowi Powiatu Wołowskiego, a w razie potrzeby również na sesjach Rady Powiatu oraz komisji stałych i doraźnych Rady Powiatu,

8)      przeprowadzenie oceny kontroli zarządczej pod kątem jej adekwatności, skuteczności i efektywności wynikającej z przeprowadzonych zadań audytowych,

9)      przygotowanie sprawozdania z wykonania planu audytu w terminie do 31.12.2019 r., które należy przedstawić osobiście Staroście Wołowskiemu oraz Zarządowi Powiatu Wołowskiego,

10)   wykonywanie usługi powinno odbywać się również poprzez osobiste stawiennictwo                             w siedzibie Zleceniodawcy, co najmniej raz w miesiącu w ustalonym wcześniej terminie.

 IV.   Wspólny słownik zamówień:

Kod CPV: 79.21.22.00-5 – usługi audytu wewnętrznego.

  V.   Termin wykonania zamówienia:  od dnia 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r.

 VI.    Informacja o warunkach, środkach i dokumentach, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

O świadczenie usług mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy złożą oświadczenie wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 oraz spełnią następujące  warunki:

1)      Posiadają uprawnienia  do wykonywania  określonej działalności lub czynności wynikające z art. 286 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 poz. 2077 ze zm.), a także wiedzę i co najmniej trzyletnie doświadczenie w pracy z jednostkami samorządu terytorialnego;

2)      Udokumentują posiadanie kwalifikacji do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 ust. pkt 5 ustawy o finansach publicznych;

3)      Złożą kompletną i poprawnie sporządzoną ofertę. Ważne będą oferty złożone wyłącznie na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Oferta powinna być umieszczona w zamkniętej kopercie oznakowanej w sposób następujący: Oferta na „Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w roku 2019” i zawierać:

a)      Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wraz z dokumentami potwierdzającymi wykonanie audytów we wskazanych w oświadczeniu jednostkach samorządu terytorialnego – wg załącznika nr 1,

b)      Formularz oferty – wg załącznika nr 2,

c)       Dokumenty poświadczające posiadanie kwalifikacji do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 ustawy o finansach publicznych.

              VII.            Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów

Wszelkie oświadczenie, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą, faksu 71-380-59-00 lub drogą elektroniczną zamowienia@powiatwolowski.pl

            VIII.   Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

1. Osobą      uprawnioną do kontaktowania się z wykonawcami i udzielania wyjaśnień      dotyczących postępowania jest:

-          Angelika Błońska, tel. 71 380 59 36,  e-mail: zamowienia@powiatwolowski.pl.

2. Wykonawca      może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia      zamówienia w godzinach pracy Zamawiającego.

      IX.    Miejsce i termin składania oraz otwarcia  ofert

1. Termin składania ofert upływa 27.12.2018 r.  o godz. 13:00.
2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zleceniodawcy, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

a)      listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie: Oferta na „Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w roku 2019”,

b)      osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie Oferta na „Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w roku 2019”,

c)       za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

    X.     Opis sposobu obliczenia ceny

1. Na formularzu ofertowym należy przedstawić cenę brutto/m-c przedmiotu zamówienia, stawkę podatku  VAT oraz cenę brutto ogółem (za 12 miesięcy realizacji przedmiotu zamówienia).
2. Wartość cenową należy wpisać w polskich złotych z precyzją do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
3. Cena zawierać ma wszystkie koszty przedmiotu zamówienia.
4. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w polskich złotych.
5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    XI.   Kryteria oceny ofert

1. Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

1)      kryterium cena/za 1 miesiąc - 80%= 80 pkt

Ocenie zostanie poddana cena (z podatkiem VAT) za realizację przedmiotu zamówienia, na którą powinny składać się wszelkie koszty ponoszone przez wykonawcę.

Wykonawca zobowiązany jest do podania w „Formularzu ofertowym” ceny brutto.

Liczba punktów, którą można uzyskać w tym kryterium zostanie obliczona wg wzoru:

                                                 Cena  brutto/m-c najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = ................................................................................................. x 80

                                                              Cena  brutto/m-c  oferty badanej

1. Wykonawca określa cenę miesięcznej  realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku  VAT oraz wskazuje cenę brutto ogółem za 12 miesięcy realizacji przedmiotu   zamówienia.
2. Koszty związane z przygotowaniem oferty  ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być  naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym podpisem osoby/osób sporządzających ofertę.
3. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT  należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę  i nie będzie poprawiał błędnie wstawionej stawki podatku VAT.

2)      Kryterium doświadczenie – 20% = 20 pkt

Ocenie zostanie poddane doświadczenie Wykonawcy, przy czym nie może być one krótsze niż 3-letni okres doświadczenia w przeprowadzaniu audytów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego. Wskazanie okresu doświadczenia krótszego niż 3 lata, skutkować będzie odrzuceniem oferty jako niezgodnej z treścią zapytania ofertowego.

Punkty przyznawane w kryterium doświadczenie będą przyznawane według poniższej punktacji:

- minimum 3 pełne lata doświadczenia w przeprowadzaniu audytów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego, na które składana jest oferta - 0 pkt,

-  od 4 do 6 pełnych lat doświadczenia w przeprowadzaniu audytów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego, na które składana jest oferta - 10 pkt,

- 7 lub więcej pełnych lat doświadczenia w przeprowadzaniu audytów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego, na które składana jest oferta – 20 pkt.

2. Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która uzyska największą liczbę punktów przyznanych w ramach ustalonego kryterium.

      XII.    Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

1. O wyborze oferty zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców,  którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
2. Zamawiający zawrze umowę niezwłocznie po przekazaniu zawiadomienia      o wyborze oferty.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od   zawarcie umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą  spośród pozostałych ofert, bez      przeprowadzania kolejnej ich oceny lub przeprowadzić nowe postępowanie.
4. Do prowadzonego postępowania nie przysługują środki ochrony      prawnej.
5. Niniejsze postępowania prowadzone jest na podstawie      art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2018 r. poz. 1986 ze zm.).
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do      unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy      złożyli oferty, nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w      zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty. 
7. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia      Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016      r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem      danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz      uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)      (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”,      informuję, że:

1)       administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów,

2)       administrator wyznaczył inspektora ochrony danych Starostwa Powiatowego w Wołowie – Pana Tomasza Wadas, z którym możne się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iodo@nsi.net.pl lub telefonicznie pod nr 768358801;

3)       Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w roku 2019”, nr postępowania IZP.272.2.61.2018,  prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;

4)       odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), dalej „ustawa Pzp”; 

5)       Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6)       obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 

7)       w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8)       posiada Pani/Pan:

-         na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

-         na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^*;

-         na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **; 

-         prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9)       nie przysługuje Pani/Panu:

-         w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

-         prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

-        na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

_____________________

^*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

            XIII.            Załączniki do zapytania

1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,
2. Formularz ofertowy,
3. Wzór umowy.