OSO.272.5.2021

OSO.272.5.2021                                                                                                                             Wołów, 17.12.2021 r.

                                                                                                                                                             

 

ZAPYTANIE OFERTOWE 

na zadanie pn.  „Świadczenie usługi monitorowania systemów alarmowych oraz pełnienie fizycznej ochrony mienia w systemie doraźnym w  obiektach Starostwa Powiatowego w Wołowie” 

 

 

I. Zamawiający

Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów, NIP: 988-02-19-208, tel. 71/ 380 59 01, fax. 71/380 59 00.

 

II. Tryb udzielenia zamówienia: 

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie zapytania ofertowego, do którego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r - Prawo zamówień publicznych do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 130 000 zł netto na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129  ze zm.).

 

III. Nazwa przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi monitorowania systemów alarmowych oraz pełnienie fizycznej ochrony mienia w systemie doraźnym w budynkach Starostwa Powiatowego w Wołowie przy pl. Piastowskim 2, 56 – 100 Wołów, w terminie od dnia 01.01.2022 r. do 31.12.2022 r. 

 

IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego oraz we  wzorze umowy (załącznik nr 5 do zapytania ofertowego).

 

V. Wspólny Słownik Zamówień:

 

Kod CPV:

79710000-4 Usługi ochroniarskie

 

VI. Termin wykonania Zamówienia

Od 01.01.2022 r. do 31.12.2022 r.* 

(*Zamawiający udostępni wybranemu Wykonawcy dostęp do budynków podlegających ochronie przed terminem wykonania zamówienia, aby możliwe było skonfigurowanie i zainstalowanie urządzeń do monitoringu przed wskazanym terminem rozpoczęcia świadczenia usługi).

 

VII. Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 14 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

 

VIII. Opis sposobu obliczania ceny

Cena oferty wyrażona w PLN winna zawierać wszystkie koszty jakie Wykonawca poniesie z tytułu należytej realizacji zamówienia (w tym koszty transportu do Starostwa Powiatowego w Wołowie). Cena musi uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia, w tym: koszty uzasadnionych dojazdów do chronionego mienia, z wyłączeniem kosztów dojazdów spowodowanych przez „fałszywe alarmy”).

 

IX. Warunki udziału w postępowaniu 

 

Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:

 

- posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia - Zamawiający uznaje warunek spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada ważną koncesję w zakresie ochrony osób i mienia zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. 2021 poz. 1995 z późn. zm,) oraz że zrealizował co najmniej dwie usługi ochrony mienia w jednostce samorządu terytorialnego w okresie ostatnich pięciu lat (na potwierdzenie tego warunku należy dołączyć do oferty REFERENCJE potwierdzające zrealizowanie wspomnianych usług).

 

- posiadać zdolności techniczne lub zawodowe do wykonania przedmiotu zamówienia tj. dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – załogi  patrolowej, składającej się z co najmniej 2 kwalifikowanych pracowników ochrony, spełniających wszystkie wymagania określone w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (niekaralny, posiadający wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony) wyposażonych w środki przymusu bezpośredniego, w tym: kajdanki, pałka, gaz obezwładniający oraz posiadających niezależną łączność umożliwiającą bezpośredni kontakt z centrum monitorowania  i samochód interwencyjny o zwiększonej mocy. 

Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada lub dysponuje osobami zgodnie z w/w wymogami. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę „Wykazie osób” (załącznik nr 4 do zapytania ofertowego) oraz złożonych dokumentów – kserokopii dokumentu potwierdzającego posiadane kwalifikacje.

 

Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie złożonych przez Wykonawców dokumentów metodą warunku – spełnia lub nie spełnia – treść oświadczenia stanowiąca załącznik nr 3 do zapytania ofertowego oraz treść oświadczenia stanowiąca załącznik nr 4 do zapytania ofertowego oraz poprzez dostarczenie kserokopii potwierdzonej z oryginałem ważnej koncesji w zakresie ochrony osób i mienia zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. 2021 poz. 1995 z późn. zm.).

 

W przypadku niespełniania przez Wykonawcę ww. warunków, jego oferta będzie odrzucona i nie będzie oceniana.

 

X. Opis przygotowania oferty 

1.       Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.

2.       Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

·         Formularz oferty - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,

·         Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - według druku, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego,

Wykaz osób - według druku, który stawi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego (wraz z kserokopią dokumentu potwierdzającego posiadane kwalifikacje).
Ważna koncesja w zakresie ochrony osób i mienia zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j Dz.U. 2021 poz. 1995 z późn. zm.).
Referencje potwierdzające zrealizowanie co najmniej dwóch usług w zakresie ochrony mienia w jednostce samorządu terytorialnego, w okresie ostatnich pięciu lat. 
 

Prawidłowo złożona oferta powinna zawierać wszystkie wymienione powyżej dokumenty.

 

Zamawiający zastrzega możliwość wezwania wykonawcy, którego oferta uzyska najwięcej punktów do uzupełnienia lub wyjaśnienia złożonych dokumentów, które były wymagane przez Zamawiającego, chyba że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

 

XI. Kryteria wyboru oferty

1.       Jedynym kryterium oceny oferty jest: cena (wartość brutto wyrażona w PLN). 

2.       Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę (tj. najniższą cenę) wynikającą z  przyjętego w/w kryterium. O miejscu i podpisaniu umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.

3.       Cena musi uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.

4.       Wykonawca zobowiązany jest do podania w „Formularzu ofertowym” ceny brutto.

 

Liczba punktów, którą można uzyskać w tym kryterium zostanie obliczona wg wzoru:

 

                                      Cena  brutto najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = ................................................................................. x 100

                                               Cena  brutto  oferty badanej

 

 

Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym podpisem osoby/osób sporządzających ofertę.

Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia całości lub części zamówienia podwykonawcom.

 

XII. Miejsce i termin składania ofert

1.       Termin składania ofert upływa 23.12.2021 r. o godz. 09:00

2.       Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

1)      listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, Pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie OFERTA  - „Świadczenie usługi monitoringu elektronicznego/sygnalizacji włamania i napadu w obiektach Starostwa Powiatowego w Wołowie” 

2)      osobiście (po uprzednim kontakcie telefonicznym pod nr tel. 71 380 59 36) Starostwie Powiatowym w Wołowie z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie OFERTA - „Świadczenie usługi monitoringu elektronicznego/sygnalizacji włamania i napadu w obiektach Starostwa Powiatowego w Wołowie” 

3)      za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: starostwo@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

 

XIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną oferenci, którzy złożyli oferty w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia (drogą elektroniczną). 

 

XIV. Osoba wyznaczona do kontaktów w ramach ww. zadania ze strony Zamawiającego  (tel., e-mail)

Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej, bądź na numer fax. 071/380 59 00

- Angelika Błońska: e-mail: starostwo@powiatwolowski.pl, tel. 71 380 59 01 (w sprawach procedury zapytania ofertowego),

- Adrian Barszczewski: e-mail: referatit@powiatwolowski.pl, tel. 71 380 59 10 (w sprawach technicznych dot. zainstalowanego w budynku Starostwa Powiatowego w Wołowie systemu monitoringu i sys. alarmowego). 

 

XV. Pozostałe informacje

1.    Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą poczty elektronicznej.

2.    Zamówienie publiczne, do którego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r - Prawo zamówień publicznych, którego wartość nie przekracza 130 000 zł netto na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129  ze zm.).

3.    Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.

4.    Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.

5.    Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.

6.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.  

7.    Przed sporządzeniem oferty zalecane jest, aby Wykonawca przeprowadził wizję lokalną, celem zapoznania się z przedmiotem zamówienia. Zamawiający nie będzie respektował żadnych zarzutów wynikających z nieznajomości przez Wykonawców specyfiki przedmiotu zamówienia, jeżeli okoliczności te możliwe były do ustalenia w ramach przeprowadzonej z należytą starannością wizji lokalnej. 

 

 

XVI. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, z siedzibą w: 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2, tel.: +48 71 380 59 01.
Informujemy, że wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Może Pani/Pan skontaktować się z nim poprzez wiadomość wysłaną na adres e-mail: iod@powiatwolowski.pl lub listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wyłonienia wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego.
W przypadku złożenia najkorzystniejszej oferty Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jak również do dochodzenia potencjalnych roszczeń związanych z zawartą umową (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celach archiwalnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dodatkowo, przepisy prawa wymagają od administratora danych przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa,
osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ust. 3 ustawy z dnia 24 października 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), dalej ‘’ustawy PZP’’,
podmioty wykonujące zadania zlecone przez Administratora, w szczególności: dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, podmioty świadczące usługi prawnicze, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.
5. Okres przechowywania danych:

w odniesieniu do podmiotów, których oferta nie została wybrana - przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
w przypadku zawarcia umowy - do momentu obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, a także po jej zakończeniu, tj.:
przez okres 5 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania,
dane zawarte na umowie – do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia na innej podstawie ewentualnych roszczeń wynikających z umowy,
w celach wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, wystawienia faktur itp.,
6. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem niezbędnym do wzięcia udziału w postępowaniu.

7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

8. Posiada Pani/Pan:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1],
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO[2],
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. Nie przysługuje Pani/Panu:

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 

XVII. Załączniki do zapytania:

1.       Formularz ofertowy.

2.       Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia.

3.       Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

4.       Wykaz osób. 

5.       Wzór umowy.

 

 
STAROSTA WOŁOWSKI
 
/-/ Janusz Dziarski

 

_____________________________________

Kierownik Zamawiającego

 

 

 

 

 

_____________________

*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.