Zapytanie ofertowe na zadanie pn. „Dostawa paliw płynnych w roku 2024 na potrzeby Referatu Dróg”.

 Powiat Wołowski

 pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów, tel. (71) 380 59 01, faks (71) 380 59 00, 

 e-mail: starostwo@powiatwolowski.pl, www.powiatwolowski.pl

_____________________________________________________________

 

I.        Zamawiający:

Powiat Wołowski,  pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów.

 II.      Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie zapytania ofertowego, do którego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych w związku z  art. 2 ust 1 pkt 1 (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605  ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto.

 III.    Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa paliw płynnych w roku 2024 na potrzeby Referatu  Dróg Starostwa Powiatowego w Wołowie, niezbędnych dla wykonywania działalności Referatu i potrzeb na drogach powiatowych.

2. W ramach zamówienia Wykonawca sprzedaje, a Zamawiający kupuje paliwa płynne, tj. benzynę bezołowiową i olej napędowy zwane dalej „paliwami wiodącymi” oraz sporadycznie olej silnikowy i przekładniowy, gaz propan-butan i inne drobne towary niezbędne do prawidłowego funkcjonowania pojazdów i sprzętu RD.

3.  Orientacyjna wielkość przedmiotu zamówienia (paliwa wiodącego) w roku 2024 wyniesie: 

→   benzyna bezołowiowa Pb 95  –   1000 l 

→   olej napędowy                             –   9000 l 

4. Podane ilości przedmiotu zamówienia są wielkościami jedynie orientacyjnymi i nie wiążą Zamawiającego a ich zakup będzie realizowany wg bieżących potrzeb – maksymalnie do wysokości środków finansowych przeznaczonych na ten cel, zabezpieczonych umową. Służą także pomocą w porównaniu złożonych ofert w zapytaniu ofertowym.

5.  Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia:

a) Zamawiający wymaga, aby Stacja Paliw Wykonawcy, na której świadczona będzie dostawa, była zlokalizowana w odległości do 5 km od siedziby Referatu Dróg, ul. Kościuszki 27 w Wołowie,

b) w zależności od potrzeb Zamawiający może regulować zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia biorąc pod uwagę posiadane środki finansowe,

c) Zamawiający będzie płacił tylko za faktycznie pobrane paliwo, wg aktualnych cen sprzedaży w dniu ich wydania z uwzględnieniem stałego rabatu na paliwa wiodące, udzielonego przez Wykonawcę

d) paliwa przez Zamawiającego będą pobierane sukcesywnie, stosownie do potrzeb,

e)  oferowane paliwa muszą spełniać obowiązujące wymagania jakościowe dla paliw ciekłych, parametry techniczne i chemiczne dostarczanych paliw nie mogą być gorsze niż określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 09.10.2015 r. (Dz. U. z 2015r. poz. 1680 ze zm.) oraz być zgodne z polskimi normami, 

f) pobierane paliwo będzie odnotowywane przez Wykonawcę w dokumencie zbiorczym pobranych paliw wraz z podpisem pracownika RD, pobierającego paliwo i pracownika stacji benzynowej wydającego paliwo,

g)  Zamawiający dopuszcza inną formę dokumentowania pobranych paliw,

h) płatność za pobrane paliwa dokonywana będzie 2 razy w miesiącu, w okresie rozliczeniowym 2 tygodni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury wraz z zestawieniem pobranego paliwa,

i)  prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług adnotację „mechanizm podzielonej płatności” (jeżeli dotyczy).

Sprzedaż paliw płynnych produktów odbywać się będzie w sposób bezgotówkowy, poprzez tankowanie bezpośrednio do zbiorników pojazdów mechanicznych Zamawiającego na stacji Wykonawcy. 
Wymagana jest należyta staranność przy realizacji dostaw, objętych zamówieniem. 
 
IV. Wspólny słownik zamówień:

Kod CPV :

09.13.21.00-4 – benzyna bezołowiowa 

09.13.41.00-8 – olej napędowy

 V. Termin wykonania zamówienia:  od dnia podpisania umowy, ale nie wcześniej niż od 01.01.2024 r. do dnia 31.12.2024 r., jednak nie dłużej niż do dnia wyczerpania wartości umownej.

 VI.  Warunki udziału w postępowaniu 

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1)  zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, 

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,

3)  sytuacji ekonomicznej lub finansowej,

4) zdolności technicznej lub zawodowej.

 VII.  Oświadczenia i dokumenty, które winni załączyć Wykonawcy

1) Formularz ofertowy – według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,

2) Kosztorys cenowy – według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego, wraz z wykazem dziennych cen sprzedaży poszczególnych rodzajów paliw w oferowanej stacji, będących podstawą do obliczenia przez dostawcę jednostkowych cen średnich przedłożonych w formularzu cenowym,

3)  Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – według druku, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

 Prawidłowo złożona oferta powinna zawierać wszystkie wymienione powyżej dokumenty, podpisane przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy.

 Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawcy, którego oferta uzyska najwięcej punktów do uzupełnienia lub wyjaśnienia do złożonych dokumentów, które były wymagane przez Zamawiającego, chyba że oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

VIII.  Opis sposobu obliczenia ceny

W formularzu cenowym należy wyliczyć ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia oraz stawkę podatku VAT, a następnie tak obliczone wartości ogółem przenieść do formularza ofertowego.
Wartość cenową należy wpisać w polskich złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
Wykonawca powinien w cenie brutto uwzględnić wszystkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić inne opłaty i podatki.
Przewiduje się, że Wykonawca udzieli Zamawiającemu stałego rabatu dla paliwa wiodącego, podanego kwotowo, od każdego litra zakupionego po dziennej cenie sprzedaży benzyny bezołowiowej i oleju napędowego.
Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich zgodnie z polskim systemem płatniczym.
Wszelkie rozliczenia finansowe między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT leży po stronie Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą omyłkę i nie będzie poprawiał błędnie ustalonej stawki podatku VAT.
W przypadku zmiany przepisów dotyczących ustawy o podatku od towarów i usług, strony obowiązywać będzie cena z uwzględnieniem stawki VAT obowiązującej na dzień wystawienia faktury.
Ofertowa cena jednostkowa za litr benzyny i oleju napędowego w formularzu cenowym,  będzie średnią dziennych sprzedaży na stacji oferowanej „na stałe” przez dostawcę z  ostatnich 30-stu dni  poprzedzających termin składania oferty. 
Do formularza cenowego należy załączyć wykaz dziennych cen sprzedaży poszczególnych rodzajów paliw w oferowanej stacji, będących podstawą do obliczenia przez dostawcę jednostkowych cen średnich przedłożonych w formularzu cenowym.
 
IX.  Kryteria oceny ofert

Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
 
kryterium cena - 100% = 100 pkt

 Ocenie zostanie poddana cena oferty (z podatkiem VAT) za realizację przedmiotu zamówienia, na którą powinny składać się wszelkie koszty ponoszone przez wykonawcę. 

Wykonawca zobowiązany jest do podania w „Formularzu ofertowym” ceny brutto.

Liczba punktów, którą można uzyskać w tym kryterium zostanie obliczona wg wzoru:

                                  Cena  brutto najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = ................................................................................. x 100

                                                Cena  brutto oferty badanej

 
Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym podpisem osoby/osób sporządzających ofertę. 

Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.

 
XIII. Informacja dotycząca walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą

Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w polskich złotych.

 XIV.  Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty   w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

O wyborze oferty Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców, którzy ubiegali się  o udzielenie zamówienia drogą elektroniczną.
Zamawiający zawrze umowę niezwłocznie po przekazaniu zawiadomienia o wyborze oferty.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny lub przeprowadzić nowe postępowanie.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.  
Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.
 
XV.  Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 30 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

XVI. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl
 
XVII.  Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami:

Osobą uprawnioną do kontaktowania się z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest:
W sprawach proceduralnych:

- Kamilla Wielichowska, tel. (71) 389 47 25, e-mail: kamilla.wielichowska@powiatwolowski.pl, 

W sprawach merytorycznych:

- Tadeusz Wróblewski, tel. 730 600 607, e-mail: Tadeusz.wroblewski@powiatwolowski.pl.

2.  Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy Zamawiającego.

 XVIII.  Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert

1.   Termin składania ofert upływa 08.12.2023 r.  o godz. 11.00

 2.    Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zleceniodawcy, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

1)   listownie na adres: Powiat Wołowski, Pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów, z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie: Oferta - „Dostawa paliw płynnych w roku 2024 na potrzeby Referatu Dróg”,

2)   osobiście w biurze podawczym  Starostwa Powiatowego w Wołowie (pok. nr 5) pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie Oferta - „Dostawa paliw płynnych w roku 2024 na potrzeby Referatu Dróg”,

3) za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

 XIX.  Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: 

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, z siedzibą w: 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2, tel.: +48 71 380 59 01.
Informujemy, że wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Może Pani/Pan skontaktować się z nim poprzez wiadomość wysłaną na adres e-mail: iod@powiatwolowski.pl lub listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wyłonienia wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego.
W przypadku złożenia najkorzystniejszej oferty Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jak również do dochodzenia potencjalnych roszczeń związanych z zawartą umową (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celach archiwalnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dodatkowo, przepisy prawa wymagają od administratora danych przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
-        podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa,
-        osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ust. 3 ustawy z dnia  11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129  ze zm.), dalej ‘’ustawy PZP’’,
-        podmioty wykonujące zadania zlecone przez Administratora, w szczególności: dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, podmioty świadczące usługi prawnicze, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

Okres przechowywania danych:
a)       w odniesieniu do podmiotów, których oferta nie została wybrana - przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
b)      w przypadku zawarcia umowy - do momentu obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, a także po jej zakończeniu, tj.:
-        przez okres 5 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania,
-        dane zawarte na umowie – do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia na innej podstawie ewentualnych roszczeń wynikających z umowy, 
-        w celach wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, wystawienia faktur itp.,

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem niezbędnym do wzięcia udziału w postępowaniu.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.
Posiada Pani/Pan:
−      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
−      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1],
−      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO[2],
−      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

Nie przysługuje Pani/Panu:
−      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
−      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
−      na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

                                                                                            STAROSTA

                                                                                                   /-/

     Janusz Dziarski         

                                                                       _______________________________

                                                                                                              Kierownik Zamawiającego

 

 

Załączniki:

1.        Załącznik nr 1 – Formularz oferty

2.        Załącznik nr 2 – Formularz cenowy

3.        Załącznik nr 3 – Oświadczenie Wykonawcy

4.        Wzór umowy

 

  

Sporządziła : Kamilla Wielichowska, tel. 71 389 4725, e-mail: kamilla.wielichowska@powiatwolowski.pl


 
[1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
[2] Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.