IR.272.1.4.2024 naprawa i konserwacja windy

IR.272.1.4.2024                                                                                                                            Wołów, 23.02.2024 r.

 
Zapytanie ofertowe 

na „Naprawę oraz usługę stałej konserwacji dźwigu hydraulicznego osobowego (nr fabryczny 48250, rok budowy 2017, 4-ro przystankowy) zainstalowanego w Starostwie Powiatowym w Wołowie”.

 
I.  Zamawiający: Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie, Pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów.

II.  Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r Prawo Zamówień Publicznych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto.

 III.    Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest naprawa dźwigu hydraulicznego osobowego (nr fabryczny 48250, rok budowy 2017, 4-ro przystankowy), zainstalowanego w Starostwie Powiatowym w Wołowie oraz wykonywanie usługi stałej konserwacji dźwigu po dokonaniu jego naprawy, w terminie od dnia naprawy dźwigu do końca roku 2024 r. 

Szczegółowy zakres: 

1. Przedmiotem zamówienia jest naprawa i konserwacja dźwigu hydraulicznego osobowego o następujących danych:
- Typ: dźwig hydrauliczny pośredni,
- Rodzaj dźwigu: osobowy,
- Rok zainstalowania: 2017,
- Numer fabryczny: 48250,
- Miejsce zainstalowania: Starostwo Powiatowe w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów,
- Producent: Doppler S.A. Litfs Manufacturing and Trading, Polykastro, Industrial Park 61200, Grecja
- Udźwig nominalny: 630 kg,
- Prędkość nominalna: 0,63 m/s,
- Wysokość podnoszenia: 12,00 m, 
- Ilość przystanków: 4,
- Przełożenie układu krążkowego: 2:1,
- Maszynownia dźwigu: prefabrykowana w szafie, usytuowana wewnątrz budynku.
2. Dźwig zainstalowany jest w szybie z konstrukcji stalowej dostawionej do budynku, konstrukcja oszklona. 
3. Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość prowadzenia prac od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.45 do 15.45.
4. Zamawiający informuje, że roboty budowlane będą wykonywane w budynku i na terenie, w którym świadczona jest przez pracowników Zamawiającego praca na rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie. Na Wykonawcy będzie ciążyć obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia miejsc, gdzie będą prowadzone roboty/usługi oraz zapewnienia wymaganych warunków bezpieczeństwa dla wszystkich przebywających tam osób.
5. Wykonawca zobowiązany będzie do skutecznego zabezpieczenia urządzeń i pomieszczeń przed uszkodzeniem lub zniszczeniem - w miejscach prowadzenia prac, do czasu ich zakończenia.
6. Wykonawca zobowiązany będzie do naprawy i/lub poniesienia wszelkich kosztów związanych z ewentualną naprawą szkód spowodowanych przez Pracowników Wykonawcy.
7. Zamawiający zaleca przeprowadzenie wizji lokalnej w celu dokonania oceny istniejących urządzeń, maszynowni i budynku, a także dokumentów oraz pozyskania informacji przekazywanych przez Zamawiającego w ramach niniejszego zapytania ofertowego. Chęć uczestnictwa w wizji lokalnej należy zgłosić drogą elektroniczną na adres e-mail: zamowienia@powiatwolowski.pl, podając w treści imię i nazwisko osoby biorącej udział w wizji lokalnej oraz datę wizyty.
8. Wykonawca w ramach realizacji niniejszego zamówienia zobowiązany będzie do:
-        Zabezpieczenia miejsca pracy pod względem komunikacyjnym, BHP i ppoż.,
-        Wykonania prac towarzyszących usprawnieniu windy, zabezpieczając pomieszczenia i ich wyposażenie, przywracając stan pierwotny i utylizację odpadów w przypadku ich wystąpienia podczas realizacji usługi,
-        Usprawnienia windy, polegającej na likwidacji występowania niżej opisanych zdarzeń, a w razie konieczności sprawdzenie, naprawę lub wymianę części podejrzewanych o powodowanie niesprawności,
-        Konfigurację parametrów pracy windy,
-        Kontroli pracy urządzenia i całego systemu, 
-        Przygotowania i przekazania Zamawiającemu dokumentacji technicznej (odbiorczej, odbiorowej) celem przedłożenia jej do Urzędu Dozoru Technicznego, zawierającej informacje o ewentualnie wprowadzonych zmianach w wykonanej instalacji, pozwalających Zamawiającemu na wystąpienie do Urzędu Dozoru Technicznego o ponowne włączenie urządzenia do eksploatacji,
-        Udziału w badaniu UDT.

9. Wykonawca udzieli na wykonany przez siebie zakres robót gwarancję nie krótszą niż 12 miesięcy. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego usunięcia usterek związanych z usprawnieniem systemu w przypadku ponownego wystąpienia podobnej usterki w układzie.
10. Po uzyskaniu przez Zamawiającego decyzji zezwalającej na eksploatację dźwigu, wydanej na podstawie art. 14 ust. 1 i 4 ustawy w dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz. U. 2022, poz. 1514), Wykonawca w ramach realizacji niniejszego zamówienia będzie zobowiązany do świadczenia usługi stałej konserwacji dźwigu, polegającej między innymi na: 
-        realizacji czynności konserwacyjnych w zakresie ustalonym instrukcją konserwacji, opracowaną przez producenta dźwigów i obowiązującymi przepisami Dozoru Technicznego, dotyczącymi elektrycznych dźwigów pionowych oraz dokonywanie wymaganych przeglądów okresowych i prowadzenie stosownej dokumentacji z tych czynności,
-        przyjmowaniu zgłoszeń awarii w godz. 7:00 – 20:00 oraz uwalnianiu ludzi w czasie awarii dźwigu,
-        sprawdzeniu skuteczności zerowania i ochrony przeciwporażeniowej elektrycznej instalacji ochronnej dźwigów,
-        sprawdzeniu rezystancji izolacji przewodów instalacji elektrycznej dźwigów,
-        wykonywaniu drobnych napraw, łącznie z kosztami części w zakresie wymiany cewek, kontaktów gałek, żarówek oraz przycisków w kasetach wezwań i dyspozycji, wkładek bezpiecznikowych, elementów zamka,
W przypadku wystąpienia wypadków nagłych, w których zagrożone jest życie lub zdrowie ludzi, w tym m.in. zacięcie ludzi w dźwigu, Wykonawca jest zobowiązany do przysłania w miejsce użytkowania dźwigu pogotowie techniczne w ciągu 3 godzin od zgłoszenia.
Miesięczna konserwacja nie obejmuje wykonania prac naprawczych, które obejmują szerszy zakres napraw oraz zakup części niebędących częściami wskazanymi powyżej. W przypadku podjęcia się przez Wykonawcę prac wykraczających poza zakres wskazany w ustępie 10, przysługiwać mu będzie dodatkowe wynagrodzenie, zgodnie z zapisami zawartymi we wzorze umowy (załącznik nr 3 do niniejszego zapytania). 
11. Stwierdzono następujące niedomagania windy:
-        Winda stawała między przystankami, najczęściej zaraz po starcie między zerowym a pierwszym przystankiem. Początkowo kilkukrotny restart urządzenia w maszynowni doprowadzał do sytuacji, że w końcu się uruchamiała w pełni i przejeżdżała wszystkie przystanki. Problem zaczął pojawiać się w miesiącach zimowych. Później niezależnie od rodzaju pogody na zewnątrz. Doszło do sytuacji, że jej uruchomienie przestało być w końcu możliwe. Dźwig hydrauliczny – z uwagi na brak możliwości jego uruchomienia – został wstrzymany przez UDT w dniu 03.04.2023 r. 
-        Możliwe przyczyny powstałej awarii: Wstępna diagnostyka wykonana jedynie na podstawie opisu problemu wskazuje, iż przyczyną awarii może być nieodpowiednia temperatura oleju hydraulicznego (za niska). Również na podstawie samego opisu wskazano Zamawiającemu czynności naprawcze służące wyeliminowaniu powyższej przyczyny:
Wymiana oleju hydraulicznego,
Ocieplenie cylindra,
Montaż materiału izolacyjnego,
Wymiana płyty SDB
Wymiana Modułu ALPK.
Zamawiający wskazuje jednak, że opisana powyżej przyczyna awarii jest całkowicie hipotetyczna i rzeczywista przyczyna awarii oraz proponowane działania niezbędne do jej usunięcia mogą być kompletnie inne. Dlatego Zamawiający zaleca przeprowadzenie wizji lokalnej w celu zdiagnozowania rzeczywistego problemu przez zainteresowanych Wykonawców, co przyczyni się również do właściwej wyceny niniejszego zamówienia. 

IV.    Warunki udziału w postępowaniu
1. Wykonawca winien dysponować potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania 
przedmiotu zapytania ofertowego – na potwierdzenie spełnienia tego wymogu Wykonawca dołączy 
do oferty wypełnione i podpisane Oświadczenie będące załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego. 
2. Wykonawca wykaże się posiadaniem stosownych certyfikatów i poświadczeń uprawniających do konserwacji i naprawy wind i dźwigów. Kserokopie certyfikatów i świadectw należy dołączyć do oferty. 
V.        Termin wykonania zamówienia:

- od dnia podpisania umowy do 31.12.2024 r., przy czym naprawa dźwigu w terminie do 60 dni od dnia podpisania umowy, a usługa konserwacji windy – od dnia otrzymania decyzji o włączeniu urządzenia do eksploatacji do dnia 31.12.2024 r. 

VI.    Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

1.    Formularz ofertowy - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
2.    Oświadczenie Wykonawcy – według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 
3.    Kserokopie certyfikatów i świadectw uprawniających do konserwacji i naprawy wind i dźwigów.

VII.  Kryteria wyboru ofert 

Jedynym kryterium oceny ofert jest: 

- cena (wartość brutto wyrażona w PLN) – 100 pkt

 Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT .

Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę. 

Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.

Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.

Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:

                                           Cena brutto najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = …............................................................................... x 100

                                                           Cena brutto oferty badanej

 VIII.                       Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 30 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

IX.    Miejsce, sposób i termin składania ofert

Termin składania ofert upływa  29.02.2024 r.  o godz. 11:00.

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać: listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, pl. Piastowski 2 , 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Naprawa i usługa stałej konserwacji dźwigu hydraulicznego osobowego (nr fabryczny 48250, rok budowy 2017, 4-ro przystankowy) zainstalowanego w Starostwie Powiatowym w Wołowie”,

-        osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Naprawa i usługa stałej konserwacji dźwigu hydraulicznego osobowego (nr fabryczny 48250, rok budowy 2017, 4-ro przystankowy) zainstalowanego w Starostwie Powiatowym w Wołowie”,

-        za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

 X.      Pozostałe informacje

Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej:

– e-mail: zamowienia@powiatwolowski.pl.

– numer fax. 071/380 59 09.

1.    Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą fax-u lub poczty elektronicznej. 

2.    Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2023 r. poz. 1605).

3.    Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.

4.    Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.

5.    Zamawiający zastrzega możliwość wezwania wykonawcy, którego oferta uzyska najwięcej punktów, do złożenia wyjaśnień bądź uzupełnienia dokumentów, które były wymagane przez Zamawiającego, a które nie zostały przez Wykonawcę złożone wraz z ofertą, chyba że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

6.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.  

7.    Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół odbioru i wystawiona faktura.

8.    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: 

1)       Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Wołowski, z siedzibą w: 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2, tel.: +48 71 380 59 01.

2)       Informujemy, że wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Może Pani/Pan skontaktować się z nim poprzez wiadomość wysłaną na adres e-mail: iod@powiatwolowski.pl lub listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, 56 – 100 Wołów, Pl. Piastowski 2.

3)       Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wyłonienia wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego.

W przypadku złożenia najkorzystniejszej oferty Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), jak również do dochodzenia potencjalnych roszczeń związanych z zawartą umową (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celach archiwalnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dodatkowo, przepisy prawa wymagają od administratora danych przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

4)       Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

-        podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa,

-        osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ust. 3 ustawy z dnia  11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129  ze zm.), dalej ‘’ustawy PZP’’,

-        podmioty wykonujące zadania zlecone przez Administratora, w szczególności: dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, podmioty świadczące usługi prawnicze, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

5)       Okres przechowywania danych:

a)       w odniesieniu do podmiotów, których oferta nie została wybrana - przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

b)      w przypadku zawarcia umowy - do momentu obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, a także po jej zakończeniu, tj.:

-        przez okres 5 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania,

-        dane zawarte na umowie – do czasu przedawnienia lub wygaśnięcia na innej podstawie ewentualnych roszczeń wynikających z umowy, 

-        w celach wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, wystawienia faktur itp.,

6)       Podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem niezbędnym do wzięcia udziału w postępowaniu.

7)       Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddawane profilowaniu.

8)       Posiada Pani/Pan:

−      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

−      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1],

−      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO[2],

−      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9)       Nie przysługuje Pani/Panu:

−      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

−      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

−      na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

 

XI.    Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w niniejszym zapytaniu ofertowym (drogą elektroniczną).

 

Załączniki:

Formularz oferty,
Oświadczenie Wykonawcy,
Wzór umowy.
 
STAROSTA WOŁOWSKI      WICESTAROSTA WOŁOWSKI

/-/                                               /-/

JANUSZ DZIARSKI                  JAROSŁAW ISKRA       
 
_______________________

Kierownik Zamawiającego

  
 [1] Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
[2] Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.