IZP.272.1.36.2017 USŁUGI POCZTOWE

IZP.272.1.36.2017                                                                                               Wołów, 19.12.2017 r.

I.        Zamawiający: Powiat Wołowski działający w imieniu Starostwa Powiatowego w Wołowie,  pl. Piastowski 2, 56-100 Wołów.

II.      Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

III.    Wspólny Słownik Zamówień:

CPV: 64.11.00.00-0 Usługi pocztowe

IV.    Opis przedmiotu zamówienia:

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia całości lub części zamówienia podwykonawcom.
3. Rozliczenia z tytułu wykonania umowy dokonywane będą po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów rozliczeniowych w terminie do 21 dni od daty ich dostarczenia do siedziby Zamawiającego.

1. Przedmiotem      zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w      obrocie krajowym                             i zagranicznym      w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca      w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych” na      rzecz Starostwa Powiatowego w Wołowie, pl. Piastowski 2, 56 – 100 Wołów.

5. Szczegółowy zakres:

został zawarty w formularzu cenowym (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).

6. Przedmiot      zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie      obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada      2012r. Prawo Pocztowe (j. t. Dz. U. z 2016r. poz. 1113) i przepisach      wykonawczych.

7. Przez      usługi pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

7.1.  przesyłki listowe

1)      Zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

2)      Zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

3)      Polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłka listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, w obrocie krajowym i zagranicznym

4)      Polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

5)      Polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

6)      Polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

7)      Z deklarowaną zawartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.

7.2. paczki pocztowe

1)      Ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym

2)      Priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, w obrocie krajowym                               i zagranicznym

3)      Z deklarowaną zawartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z deklarowaną wartością

4)      Ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne                                   i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

7.3. Odbiór poczty polegający na przewozie przesyłek wraz z dokumentami nadawczymi z siedziby znajdującej się przy:

1)      pl. Piastowskim 2, 56-100 Wołów, z Biura Podawczego Starostwa Powiatowego w Wołowie- pokój Nr 5 parter do siedziby Wykonawcy w celu ich nadania. Usługa winna być świadczona raz dziennie, w dni robocze dla Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach między 13:00 a 14:00 przez okres każdego miesiąca obowiązywania umowy (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych).

1. Pokwitowanie przez adresata potwierdzenia odbioru dla przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wykonawca będzie doręczał, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia bezpośrednio do Biura Podawczego Zamawiającego.
2. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce/jednostkę organizacyjną Wykonawcy  odpowiedzialną za przyjęcie przesyłki.
   1. Zamawiający zobowiązuje się do:

1)      Prawidłowego adresowania przesyłek i paczek poprzez umieszczenie na przesyłkach                    w sposób  trwały i czytelny informacji identyfikujących adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki/zwykła, polecona, priorytet, polecona z potwierdzeniem odbioru/na stronie adresowej przesyłki.

2)      Przygotowania wykazu przesyłek listowych i paczek przeznaczonych do nadania przez Wykonawcę. Przedmiotowy wykaz zawierać będzie dla każdej przesyłki dane zamieszczane przez Zamawiającego -  dane adresata, rodzaj przesyłki, dane zamieszczane przez Wykonawcę – wagę i opłatę. Wykaz zostanie sporządzony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

3)      Stosowania druku „potwierdzenia odbioru” od Wykonawcy według wzorów zawartych w załączniku nr 4 zapytania ofertowego.

4)      Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej nadruku lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą.

5)      Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek.

1. Ilość oraz rodzaj przesyłek i usług pocztowych na okres od 01.01.2018 r. do 31.12.2018 r. jaką Zamawiający zamierza zlecić Wykonawcy, podana w formularzu cenowym (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego) do obliczenia wartości oferty, ma charakter szacunkowy i nie jest  ilością  zobowiązującą Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
2. Wykonawca zobowiązuje się do:

1)      Doręczania przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, w tym również poza granicami Unii Europejskiej.

2)      Bezpłatnego dostarczania przesyłek pocztowych codziennie tj. od poniedziałku do piątku (w dni robocze dla Zamawiającego) do siedziby Starostwa Powiatowego w Wołowie, Biuro Podawcze, parter pokój nr 5 w godzinach od 08:30 do 09:30, w okresie obowiązywania umowy.

3)      Bezpłatne udostępnienie Zamawiającemu nakładu druku „potwierdzenie odbioru” (żółte) dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Druki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zalecane przy doręczaniu decyzji administracyjnych zgodnie z przepisami ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.) oraz stosowane na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.) i w postępowaniach karnych, Zamawiający zapewni we własnym zakresie. Wzór druków stanowi załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.

4)      Bezpłatne doręczanie Zamawiającemu pokwitowanych przez adresata „potwierdzeń odbioru” przesyłek rejestrowanych, które powinny zawierać czytelny podpis odbiorcy                  i datę odbioru przesyłki (doręczenie zwrotów przesyłek pocztowych nie doręczonych wraz z wykazem doręczanych zwrotów z podaniem ich numeru rejestrowego nadania, odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy do siedziby Starostwa Powiatowego w Wołowie – pokój Nr 5 Biuro Podawcze.

5)      Dostarczać pokwitowane przez adresata – potwierdzenia odbioru przesyłki dla przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki nie później, niż w ciągu 7 dni roboczych.

6)      Przedstawiciel Wykonawcy przy doręczaniu przesyłek rejestrowanych zobowiązany jest doręczać je zgodnie z art. 37 Ustawy Prawo Pocztowe.

7)      W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie                   i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni licząc od dnia pozostawienia ww. zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia, w tym terminie przesyłki, jest ona awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odebrania przesyłka zwracana jest Zamawiającemu z podaniem przyczyny zwrotu.

8)      W przypadku uszkodzenia przesyłki pocztowej po jej przyjęciu Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia.

9)      Wykonawca zobowiązuje się za opłatą odbierać od Zamawiającego codziennie tj. od poniedziałku do piątku (w dni robocze dla Zamawiającego), korespondencję przeznaczoną do nadania ze Starostwa Powiatowego w Wołowie, Biuro Podawcze, parter pokój nr 5 w godzinach między 13:00 a 14:00, w okresie obowiązywania umowy.

10)   Posiadania punktu odbioru przesyłek w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Zamawiającego, czynnego w dni robocze dla Zamawiającego w godzinach co najmniej od 10:00 do 18:00. Zamawiający zastrzega, że niniejszy punkt powinien stanowić odrębne pomieszczenie, oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych do przetwarzania Wykonawcy przez Zamawiającego.

11)   Wykonawca dopuszcza złożenie przesyłek pocztowych przez Zamawiającego, w każdy dzień roboczy dla Zamawiającego do punktu Wykonawcy, o którym mowa powyżej, do godziny 18:00.

12)   Nadania przesyłek w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

13)   Przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych.

14)   Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki, jednostkę organizacyjną Wykonawcy odpowiedzialną za przyjęcie przesyłki.

15)   Świadczenia usług na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, tj. w szczególności:

a)      Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (j. t. Dz. U. z 2016r. poz. 1113),

b)      Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545),

c)       Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 ze zm.),

d)      Międzynarodowych przepisów pocztowych:

1. ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona dnia 8 listopada 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494),
2. Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Dausze dnia 11 października 2012 r. (Dz. U. z  2015 r., poz. 1522),
3. Regulamin Poczty Listowej z dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 108 poz. 744),
4. Regulamin dotyczący paczek pocztowych, z dnia  28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 108 poz. 745) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym,

e)      Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.).

16)   Posiadania punktu odbioru przesyłek w każdej z gmin powiatu wołowskiego (Gmina Wołów, Gmina Brzeg Dolny, Gmina Wińsko).

1. W przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania usług, Zamawiającemu oraz adresatowi przesyłki nadanej przez Zamawiającego przysługiwać będą procedury reklamacyjne określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 ze zm.).
2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca prowadził działalność pocztową zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe i posiadał ważny wpis do rejestru operatorów pocztowych Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

V.      Termin wykonania zamówienia:

- od 01 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r.

 
VI.    Wymagane dokumenty w przedmiotowym postępowaniu:

1. 1.    Formularz ofertowy - według druku, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego
2. 2.    Formularz asortymentowo - cenowy - według druku, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego
3. 3.    Kopia cennika usług, o którym mowa w art. 57 Ustawy Prawo Pocztowe, lub – jeżeli cennik jest ogólnodostępny w wersji elektronicznej, Wykonawca jest zobowiązany wskazać lokalizację on-line ww. cennika usług, np. adres strony www.
1. 4.    Aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, na podstawie przepisów ustawy Prawo pocztowe (j. t. Dz. U. z 2016r. poz. 1113).
2. 5.    Wykaz punktów awizo na terenie powiatu wołowskiego, spełniających wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym wraz z informacją o dniach i godzinach pracy.

VII.  Kryteria wyboru ofert

Jedynym kryterium  oceny ofert jest:

- cena (wartość brutto wyrażona w PLN) – 100% = 100 pkt

1. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT .
2. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę.
3. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT.
4. Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za wskazane zamówienie.

Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:

                                           Cena brutto najniższej zaproponowanej oferty

Liczba punktów = …............................................................................... x 100

                                                           Cena brutto oferty badanej

VIII.    Termin związania ofertą

Wykonawca zostanie związany ofertą przez 14 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą.

IX.    Miejsce, sposób i termin składania ofert

1. Termin składania ofert upływa  28.12.2017r.  o godz. 10:00.
2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać:

1)      listownie na adres: Starostwo Powiatowe w Wołowie, Pl. Piastowski 2 , 56 – 100 Wołów z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”,

2)      osobiście w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w Wołowie z dopiskiem na nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”,

3)      za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie skanów formularzy ofertowych jako pliki załączonych do korespondencji na adres: zamowienia@powiatwolowski.pl; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. PDF.

X.      Pozostałe informacje

1. Osoba do kontaktu:

1)      Angelika Zdeb  – Podinspektor w Wydziale Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego, tel. 071/380 59 36, 071/380 59 01.

2)      Ewelina Dziadykiewicz – Pracownik Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych tel. 071/380 59 36.

3)      Wszelkie pytania należy kierować w formie elektronicznej lub w formie pisemnej:

a)      e-mail: zamowienia@powiatwolowski.pl,

b)      numer fax. 071/380 59 00

1. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z oferentami, oprócz formy pisemnej, za pomocą fax-u lub poczty elektronicznej.
2. Zamówienie publiczne zostanie udzielone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.).
3. Oferentom nie przysługują środki ochrony prawnej.
4. Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania oraz do wycofania się z podpisania umowy przez którąkolwiek z jednostek w przypadku wyboru wykonawcy bez podania przyczyny. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty. 

XI.    Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostaną wszyscy oferenci, którzy złożyli oferty w niniejszym zapytaniu ofertowym (drogą elektroniczną).

Załączniki:

1. Formularz ofertowy
2. Formularz asortymentowo – cenowy                                                 
3. Wzór umowy   
4. Wzór druków potwierdzenia odbioru